Asiakasinformointiseloste
Varatessasi ajan ja käydessäsi vastaanotolla sinusta kerätään tietoja, joita tarvitsemme hoitosi suunnitteluun, järjestämiseen, toteutukseen ja seurantaan. Tietojasi käsitellään luottamuksellisesti, eikä niitä luovuteta ulkopuolisille muutoin kuin tässä selosteessa kuvatulla tavalla. Hoidon aikana kertyvää tietoa säilytetään lain vaatiman ajan ja niitä säilytetään lain vaatimukset täyttävässä potilastietojärjestelmässä. Sinulla on oikeus saada tietää, mitä tietoja meillä sinusta on. Tarkastuspyynnön tekemiseen ja muiden tietosuoja-asetuksen mukaisten oikeuksiesi käyttämiseen löydät täältä. Tietojasi käytetään VOHammas palvelujen sähköiseen suoramarkkinointiin vain, mikäli annat siihen suostumuksesi.

Yhteisrekisterinpitäjän tiedot

VO Hammas OY tiloissa joko itsenäisinä ammatinharjoittajina tai erillisten yritysten kautta toimivat terveydenhuollon ammattihenkilöt.
VO Hammas OY
Puutarhakatu 2C 29
20100 Turku
Tietosuojavastaava:
sähköposti: turku@puutarhakadunhammaskeskus.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojasi käsitellään ensisijaisesti hoidon suunnittelua, järjestämistä, toteuttamista ja seurantaa varten taataksemme sinulle parhaan mahdollisen hoidon. Lisäksi tietojasi käytetään asiakasviestinnässä, asiakassuhteen ylläpidossa ja seurannassa, laskutuksessa sekä maksujen valvonnassa ja perinnässä. Tarvittaessa tietojasi käytetään myös palvelutoiminnan suunnittelussa ja kehittämisessä, liiketoiminnan tilastoinnissa ja analysoinnissa sekä luottotietojen tarkistamisessa. Lisäksi henkilötietojasi käsitellään asiakaspalvelu- ja markkinointitarkoituksiin alla tarkemmin kuvatulla tavalla.
Potilastiedoilla tarkoitetaan potilaan hoidon järjestämisessä, toteutumisessa ja seurannassa syntyneitä potilaskertomus-, tutkimus- ja muita henkilötietoja. Potilastietojen kerääminen perustuu terveydenhuollon toimintayksiköille säädettyyn lakisääteisen velvoitteeseen (laki potilaan asemasta ja oikeuksista, ns. potilaslaki).
Muiden kuin potilastietojen osalta henkilötietojen kerääminen perustuu joko sopimussuhteeseen, oikeutettuun etuun (kuten asiakassuhde tai VOHammas uutiskirjeen tilaaminen) taikka ajanvarauksen yhteydessä, esitietolomakkeella tai muulla tavoin antamaasi suostumukseen.

Ajanvaraus

Varatessasi ajan VOHammas OY:lta sinua pyydetään antamaan tietoja, joita tarvitaan käyntisi ja hoitosi järjestämiseksi. Tietojen kerääminen perustuu hoitotoimeksiantoosi: pyydettyjen tietojen antaminen ajanvarauksen yhteydessä on välttämätöntä käyntisi järjestämiseksi. Henkilötunnuksen tarvitsemme potilaiden yksilöimiseksi ja sen varmistamiseksi, että vastaanotolla syntyvä potilastieto kirjataan oikean potilaan tietoihin.

Esitietojen antaminen

Ensimmäisellä hoitokäynnilläsi VOhammas OY:ssa sinua pyydetään täyttämään esitietolomake, jossa sinua pyydetään vastaamaan terveydentilaasi koskeviin kysymyksiin. Esitietoina voit kertoa myös varatun käynnin syistä ja kokemistasi oireista. Esitietoja tarvitaan hoidon suunnittelua ja toteuttamista varten ja niiden paikkansapitävyys tarkistetaan vähintään jokaisen hoitojakson alussa.
Esitiedot voi täyttää ennen hoitokäyntiä joko sähköisesti VOhammasl-verkkopalvelussa tai vastaanotosta saatavalle paperilomakkeelle. Sähköiset tiedot siirretään turvallisesti salatun yhteyden kautta VOHammas-verkkopalvelusta potilastietojärjestelmään, jossa ne muodostavat osan potilastiedoistasi. Vastaanotossa täytetyn paperilomakkeen tiedot viedään potilastietojärjestelmään hoitohenkilökunnan toimesta.

Vastaanotolla

Vastaanottokäynnin aikana sinua hoitava hammaslääkäri tai suuhygienisti kirjaa ylös terveydentilaasi koskevaa tietoa diagnosointia sekä hoitosi suunnittelua ja järjestämistä varten. Tämä tieto on potilaslaissa tarkoitettua potilastietoa, ja se tallennetaan VOHammas potilastietojärjestelmään. Myös sinusta VOhammas:lla otetut röntgenkuvat, laboratoriokokeiden tulokset ja muut diagnosoinnissa tarvittava tieto tallennetaan VOHammas potilastietojärjestelmään tai erilliseen kuvantamisjärjestelmään.

Käynnin jälkeiset hoitokutsut

Hoitojaksosi päätyttyä sinua hoitava hammaslääkäri tai suuhygienisti sopii kanssasi henkilökohtaiseen hoidontarpeeseesi sopivan tarkastus- tai hoitovälin. Saat itse valita yhteydenottotavan, jolla sinuun ollaan yhteydessä hoitokutsuihin liittyen. Mikäli haluat muuttaa mieluisinta yhteydenottotapaa tai peruuttaa yhteydenotot, voit olla yhteydessä asiakaspalveluumme.

Laskutus

Laskutusta varten tarvitsemme yhteystietosi, hoitokäynnin sisältöä ja ajankohtaa koskevat tiedot, henkilötunnuksesi sekä laskutustietosi. Yrityslaskutusta (esimerkiksi työterveyshammashoidossa) ja sopimusetujen myöntämistä varten hyödynnämme myös työnantajatietoja. Laskutustietoa ovat myös tiedot laskun maksajasta ja laskutusosoitteesta, mikäli laskun maksaa joku muu kuin potilas itse. Lisäksi laskutustietoa ovat tiedot mahdollisista alennuksista ja Kela-korvauksista.

Markkinointi sekä sen kohdentaminen

VOHAmmas käyttää antamasi suostumuksen mukaisesti asiakkuuteesi ja/tai hoitohistoriaasi liittyvää tietoa kohdentaakseen tarpeidesi mukaista markkinointia, joka sisältää ajankohtaista hoitoon liittyvää tietoa ja/tai VOHammas tarjoamia etuja ja tarjouksia.
Käytämme asuinpaikkatietoa mainonnan alueelliseen kohdentamiseen sosiaalisessa mediassa ja verkkomainonnassa sekä suorapostituksissa ja sähköpostiviestinnässä. Kohdennamme viestejä ajanvarauksen yhteydessä annettujen hoitoontulosyiden perusteella, jotta voimme tarjota kulloinkin mahdollisimman kiinnostavaa ja tilanteeseesi sopivaa tietoa ja henkilökohtaisia etuja.
Hyödynnämme asiakkaan suostumuksella myös hänen ilmoittamiaan kiinnostuksen kohteita kohdentaaksemme niitä vastaavaa tietoa ja tarjouksia asiakkaalle lähetettävissä sähköisissä tai muissa kanavissa välitettävissä viesteissä ja mainonnassa.
Asiakastietoja hyödynnetään myös asiakaspalautteen ja asiakastyytyväisyyden kartoittamiseksi sekä markkinatutkimusten ja mielipidekyselyiden toteuttamiseksi. Lähetämme sinulle asiakastyytyväisyyskyselyn hoitokäyntisi jälkeen.

Tietojen päivittäminen

Yhteystietojesi ajantasaisuus varmistetaan sinulta tullessasi vastaanotolle. Oikeilla ja ajantasaisilla yhteystiedoilla varmistamme sen, että terveystietojasi ei päädy vahingossa vääriin käsiin. Voit päivittää yhteystietosi ja muut tietosi myös itse suoraan VOHammas-verkkopalvelussa tai soittamalla asiakaspalveluumme.
Huolehdimme asiakastietojamme ajantasaisuudesta ja eheydestä säännöllisillä päivityksillä, jotka toteutetaan yhteistyökumppanimme Fonectan kautta Väestörekisterikeskuksesta.
Jos et halua, että tietojasi luovutetaan Väestörekisterikeskuksesta VOHAmmas asiakasrekisterin päivittämistä varten, voit estää tietojen luovutuksen Väestörekisterikeskuksen asiointipalvelussa.

Potilastietojen käsittelyn turvallisuus

Potilastietojasi käsittelee ainoastaan hoitosi suunnitteluun, järjestämiseen, toteutukseen ja seurantaan osallistuvat henkilöt. Terveydenhuollon ammattihenkilöillä sekä muulla henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus kaikkeen potilaan hoidon yhteydessä saatuun tietoon. Potilastietosi säilytetään sähköisissä järjestelmissä, joihin on pääsy vain hoitosi suunnitteluun, järjestämiseen, toteutukseen ja seurantaan osallistuvilla henkilöillä. Kullakin potilastietoja sisältäviä tietojärjestelmiä käyttävillä henkilöillä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Potilastietojesi katselusta, muuttamisesta ja poistamisesta jää lokimerkintä, jotka sinulla on oikeus pyytää nähtäväksesi.

Yleinen tietoturva

Koko VOHammas henkilöstö on koulutettu hyvän tietosuojan ja -turvan takaamiseksi. Koulutusten käyminen on myös osa uuden työntekijän perehdytystä. Koulutuksilla lisätään henkilöstön ymmärrystä tietosuojan ja -turvan merkityksestä sekä käytännön toimista, joilla potilaiden oikeuksien toteutuminen varmistetaan.
Päivittäisessä työssä käytettäviä tietojärjestelmiä ja työasemia suojaavia virusturvaohjelmia päivitetään säännöllisesti. Työasemat lukkiutuvat käyttämättöminä automaattisesti ja ovat salasanasuojattuja. Työskentely tapahtuu VOHammas sisäverkossa, joka on suojattu ulkopuoliselta liikenteeltä palomuurien sekä virusten ja muiden haittaohjelmien estosovelluksien avulla.
Potilaiden sähköisiä asiakirjoja säilytetään tietoturvallisissa tietojärjestelmissä ja paperidokumentteja lukituissa säilytystiloissa.

Luovutukset

Emme myy, vuokraa tai luovuta henkilötietojasi kolmansille osapuolille muissa kuin tässä selosteessa kuvatuissa tapauksissa.

Lakisääteiset pyynnöt

Potilastietojasi voidaan luovuttaa potilaslain 13 §:n nojalla muun muassa tuomioistuimelle, muulle viranomaiselle tai yhteisölle, jolla on tiedon saantiin laissa säädetty oikeus (kuten poliisi ja vakuutusyhtiöt) taikka tutkimuskäyttöön.

Kela

VOHammas voi hakea Kela-korvausta puolestasi, jota varten hoitokäynnillä tehdyistä Kela-korvattavista toimenpiteistä ja lähetteistä lähetetään tieto Kelaan.

Terveydenhuollon ammattihenkilöt ja palveluntarjoajat

Ajanvarauksen yhteydessä sitoudut siihen, että hoitoosi osallistuva hoitohenkilöstö näkee tietosi. VOHammas palveluksessa toimii sekä työsuhteisia että itsenäisinä ammatinharjoittajina tai yrityksinä toimivia hammaslääkäreitä ja suuhygienistejä. Yhteistyösuhteesta riippumatta kaikki potilastiedot talletetaan VOHammas ylläpitämään potilastietojärjestelmään, jota hoitohenkilöt käyttävät tietojesi käsittelyssä. Sinulla on oikeus rajata tietojesi näkyvyyttä eri toimijoiden välillä ja voit tehdä sen olemalla asiasta yhteydessä asiakaspalveluumme. Tietojen näkyvyyden rajaaminen ei kuitenkaan ole suositeltavaa, sillä se voi pahimmillaan johtaa vakaviin riskeihin potilasturvallisuudessa.

Tietojen siirrot kolmansiin maihin

Emme siirrä henkilötietojasi Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Säilytysajat

Säilytämme tietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen tietojen keräämisen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.
Potilastietojen säilytysajoista säädetään laissa (sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista). Pääsääntöisesti potilastietojasi säilytetään 12 vuotta kuolemasi jälkeen tai 120 vuotta syntymästäsi, mikäli tietoa kuolemasta ei ole.
Potilastietoa koskevaa lokitietoja säilytetään lakisääteisesti vähintään 12 vuotta lokin syntymisestä.
Asiakastietojasi säilytetään viisi vuotta viimeisimmän ajanvarauksesi tai vastaanottokäyntisi jälkeen. Puhelutallenteiden ja chat-viestien säilytysaika on 1 vuosi. Hoitosi aikana syntynyttä potilastietoa säilytetään kuitenkin lakisääteisesti vähintään elinikäsi ajan edellä kuvatulla tavalla.
Säilytämme laskutusta varten käsiteltyä tietoa kirjanpitolaissa määritellyn ajan